DESAIN DAN PERILAKU ORGANISASI

Bab 5


PENGETIAN ORGANISASI

Lima belas tahun sebelum pasunkan komando Israel berhasil membebaskan sandera di Entebbe(Uganda), suatu cara pengorganisasian telah dupusatkan pada tujuan-tujuan yang dramatis seperti pembebasan para sandera tersebut. Dalam tahun 1961 Presiden John F. Kennedy menyatakan suatu tekad untuk mencapai tujuan pendaratan manusia di bulan sebelum akhir decade.

Perjalanan ke-bulan tersebut memerlukan waktu selama delapan hari dan menempuh jarak 245.000 mil pekerjaan yang tidak sempurna dari salah satu anggota organisasi dapat menimbulkan akibat fatal. Proyek yang disebut priyek Apollo itu di koordininasi oleh NASA ( lembaga penerbangan dan eronotika Amerika Serikat). Sebanyak 400.000 pekerja, 16 perusahaan besar, dan 20.000 subkontraktor telah membangun reket-roket dan instalasi pengendalian, bekerja secara mandiri atau bersama-sama untuk melatih para astronot, mengadakan ribuan eksperimen, dan ternyata berhasil.


*Apakah yang Dimaksud dengan Organisasi

Dalam bebagai aktivitas, kita selalu berkaitan dengan organisasi. Tim-tim olah raga dan organisasi sosial, kelompok keagamaan (pengajian, misalnya) dan aktivitas-aktivitas pekerjaan, semua termasuk organisasi. Bahkan kelompok-kelompok benatang, seperti lebah, semut, rayap, dan beruk juga mempunyai organisasi.

Menurut Boone dan Kurtz, organisasi didefinisikan sebagai berikut :

Organnisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan.


ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL

Sejarah perusahaan, teknologi yang terlibat, dan kepribadian para manajer puncak dapat membantu dalam penentuan pola organisasi formal perusahaan. Akan tetapi setiap organisasi mempunyai suatu ” komponen informal” disamping ”komponen formal”nya


*Organisasi Formal

Organisasi formal merupakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban yan dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan.


*Organisasi Informal

Organisasi informal adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan sosial yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal.

Dalam kelompok kerja terdapat terdapat tiga kategori karean, yaitu :

1. Anggota-angotanya kelompok dalam( inner group)
2. Anggota-anggotanya kelompok pinggiran (fringer group)
3. Anggota-anggotanya kelompok luar (out group)


*Sentralisasi VS Desentralisasi

Istilah sentralisasi dan desentralisasi sering dipakai dalam manajemen. Persoalannya adalah, seberapa besar wewenang itu harus didelegasikan oleh management ke seluruh organisasi?


Organisasi yang Disentralisir

Sebuah perusahaan yang mengambil kebijakan menempatkan wewenang pengambilan keputusan utama dan pengendalian di tangan beberapa eksekutif puncak disebut organisasi manajemen yang disentralisir. Jadi, organisasi manajemen yang disentralisir merupakan sebuah sistem yang wewenang serta pengendaliannya dipegang di suatu pusat, biasanya eksekutif puncak.


Organisasi yang Didesentralisir

Banyak perusahaan besar telah menggunakan desentralisir wewenang manajemen. Manajemen yang didesentralisir merupakan suatu usaha sistematis untuk mendelegasikan kepada jenjang bawah semua wewenang kecuali yang harus dilaksanakan pada jenjang tertinggi.


STRUTUR ORGANISASI DAN PENYUSUPANNYA

Meskipun perusahaan kecil mempunyai masalah-masalah organisasional lebih sedikit dibandingkan perusahaan besar, tetapi keduanya mempunyai striktur formal untuk menjamin agar orang melaksanakan tugas yang mengarah ke pencapaian tujuan perusahaan. Tentu saja tugas-tugas yang ada pada perusahaan kecil tidak sebanyak dan sekelompok yang ada pada perusahaan besar.


*Pembentukan Struktur Organisasi

Tiga elemen kunci setiap organisasi, yaitu :

1. Interaksi kemanusiaan

2. Kegiatan yang terarah ke tujuan

3. Struktur

Manajemen harus mengkoordinir kegiatan-kegiatan karyawan untuk mencapati tujuan organisasi. Tujuan sebuah perusahaan yang berupa ” menyediakan barang yang bekualitas baik dengan harga bersaingan kepada konsumen” tidak dapat menjabarkan kondisi peralatan produksi yang harus diperksa secara teratur dan diperbaiki jika terjadi kerusakan.


Hierarki Tujuan

Hierarki tujuan organisasi berlungkup dari tujuan perusahaan keseluruhan sampai tujuan-tujuan khusus yang ditetapkan untuk masing-masing karyawan. Tujuan-tujuan yang lebih luas menyangkut kemampulabaan, penjualan, pangsa pasar, dan jasa dipecah ke dalam tujuan-tujan untuk masing-masing divisi, masing-masing pabrik, masing-masing departemen, masing-masing kelompok kerja, dan masing-masing karyawan individual. Jika hal ini sudah ditetapkan, setiap karyawan dapat melihat sumbangannya terhadap pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.


Departementalisasi

Pembentukan stuktur organisasi dimulai dengan penganalisisan kegiatan-kegiatan utama organisasi. Di kebanyakan perusahaan kegiatan ini berupa produksi, pemasaran, pembelanjaan dan personalia. Masing-masing kegiatan ditugaskan ke departemen atau bagian yang berbeda dalam perusahaan termasuk manajer dan karyawannya.


Wewenaang dan Tanggung jawab

Dengan tumbuhnya organisasi, manajer harus menugaskan sebagian kegiatannya jepada bawahan agar dapat mencurahkan waktunya pada fungsi-fungsi manajerial. Tindakan menugaskan kegiatan kepada bawahan ini disebut pendelegasian.


Beberapa Banyak Bawahan yang Harus Ada di Bawah Seorang Manajer?

Salah satu alasan untuk departementalisasi adalah terbatasnya jumlah kegiatan yang dapat dilakukan oleh manaje disamping juga jumlah bawahan yang dapat disupervisi secara efektif. Rentangan pengendalian (span of control) merupakan jumlah optimal bawaan yang dapat dikelola oleh seorang manajer.


Menjamin Komunikasi yang Efektif

Komunikasi merupakan tugas yang relatif sederhana bagi organisasi kecil. Sering komunikasi itu berupa tatap muka, dan perintah yang komunikasi yang jelas sangat penting berfungsinya organisasi secara lancar


Menghindari Pertumbuhan Organisasi yang Tidak Perlu

Dengan meningkatkan kekompakan dan ukuran organisasi muncul kecenderungan untuk menambah personalia atasan dan spesialis. Kecenderungan ini bersifat alami seperti yang dapat terjadi dalam desentralisasi dan para manajer mengetahui bahwa rentang pengendalian mereka terbatas.

Menurut parkinson, penyebab terletak pada :

1. keinginan manajer sendiri untuk membangun”kerajaan” dengan menambah bawahan

2. kerja tulis yang diciptakan oleh adanya kesenpatan kerja dari karyawan tambahan.


*Bentuk-bentuk Struktur Organisasi

Dalam suatu organisasi dengan segala aktifitasnya, terdapat hubungan diantara orang-orang yang menjalankan aktifitas tersebut. Makin banyak kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi, makin kompleks pula hubungan-hubungan yang ada.


*Organisasi Garis

Prakteknya, kegiatan-kegiatan dalam organisasi garis dapat diberikan gambaran sebagai berikut. Pada sutau hari derektur telah mengambil keputusan dan mengatakan pada kepala bagian pemasaran bahwa produk yang ada akan ditambah dengan satu macam produk baru. Kepala bagian pemasaran segera mengadakan penelitian pasar untuk menentukan lokasi konsumen beserta tingkah lakunya; juga mempersiapkan program pengiklanan yang diperlukan.


a. Kebaikan Organisasi Garis

1. Adanya kesatuan dalam pimpinan dan pemerintahan
2. Pimpinan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan, sebab tidak perlu, membicarakan dengan orang lain
3. Pimpinan dapat lebih cepat dalam memberikan perntah, sebab perintah tersebut dapat diberikan langsung pada bawahan
4. Menghemat biaya, sebab pengawasan dari berbagai kegiatan hanya dilakukan oleh seorang saja.


b. keburukan Organisasi Garis

1. seiring erdapat biokrasi yang menghambat jalanya perusahaan
2. tidak adanya spesialisasi menyebabkan tugas yang berat bagi para petugas sehingga kurang efisien
3. kurangnya kerjasama diantara masing-masing Bagian


*Organisasi Garis dan staf

Organisasi garis dan staff ini merupkan kombinasi yang diambilkan dari keuntungan-keuntungan adanya pengawasan secara langsung dan spesialisasi dalam perusahaan. Seperti telah diuraikan di muka bahwa organisasi garis hanya sesuai untuk perusahaan-perusahaan kecil, maka tipe organisasi dan staf ini lebih baik dipakai untuk perusahaan sedang dan besar.


a. Kebaikan Organisasi Garis dan Staff

1. Pimpinan lebih leluasa dalam memberikan saran terhadap tugas khusus di luar Bagiannya.
2. Staf dapat membantu untuk mengatasi berbagai persoalan sehingga akan memperingan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi kerja.
3. Staf dapat mendidikan para petugas.
4. Adanya kesatuan dalam pimpinan sehingga menciptakan aliran kekuasaan dengan jelas.


b. Keburukan Organisasi Garis dan Staf

1. Kadang-kadang staf tidak lagi memberikan saran tetapi perintah, sehingga dapat menimbulkan pertentangan dengan manajer pada Bagian yang bersangkutan.
2. Dapat menimbulkan anggapan pada petugas untuk lebih percaya kepada staf daripada atasannya.
3. Staf dapat ikut disalahkan apabila saran diberikan tidak memperoleh hasil


*Organisasi Fungsional

Dalam Organisasi Fungsional, masing-masing manajer adalah seorang spesialis atau dan masing-masing bawahan/pekerja mempunyai beberapa pimpinan. Manajer memiliki kekuasaan penuh untuk menjalankan fungsi-fungsi yang menjadi tanggung jawabnya. Jadi bentuj ini lebih menekankan pada pembagian fungsi.


a. Kebaikan Organisasi Fungsional

1. Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya

2. Sehingga terdapat keserasian antara tugas dan keahliannya, Tugas para manajer menjadi lebih ringan dengan adanya pembagian fungsi.


b. Keburukan Organisasi Fungsional

1. Membingungkan para pekerja karena tidak ada kesatuan dalam pimpinan dan perintah

2. Tidak da hubungan garis secara langsung dengan atasan

3. Kesulitan-kesulitan yang timbul tidak dapat secara cepat diatasi

4. Kurangnya koordinasi sering menimbulkan

perselisihan di antara para manajer.



*Organisasi Komite

Untuk membentuk Komite haruslah memperhatikan syarat-syarat berikut ini:

1). Suasananyasantai dan bersifat informal

2). Semua anggota Komite ikut ambil bagian dalam membicarakan tugas-tugas

nya.

3). Komite mengetahui tentang tugas-tugas yang dibebabkan kepadanya.

4). Masing-masing angggota Komite bersedia mendengarkan pendapat anggota

yang lain.

5). Keputusan diambil secara konsensus.

6). Masing-masing anggota bebas mengemukan pendapat.

7). Ketua Komite tidak mempunyai kekuasaan atasan yang lain.


a. Kebaikan Komite

1. Merupakan sebuah forum untuk saling bertukar pendapat di antara beberapa

anggota.

2. Keputusan ditentukan bersama-sama sehingga dapat memberikan hasil yang lebih

baik.

3. Menciptakan koordinasi yang lebih baik.

4. Meningkatkan pengawasan karena macam-macam Komite tersebut dapat

berhubungan lungsung dengan para pelaksana.


b. Keburukan Komite

1. Kesulian dalam mempersiapkan pertemuan karena masing-masing anggota sibuk

dengan pekerjaannya.

2. Keharusan untuk berkompromi.

3. Sering menimbulkan kesing-siuran dalam organisasi.

4. Tidak mempunyai kekuasaan untuk mendukung saran-saran yang diberikan.


*Organisasi Matrik

Dalam dua dekade belakangan ini sudah mulai banyak organisasi yang menggunakan pendekatan baru dalam menyesuaikan struktur yang ada dengan perubahaan kondisi, terutama di bidang riset dan pengembangan serta pengembangan produk baru. Bentuk baru yang disebut organisasi matrik ini digunakan berdasarkan struktur organisasi garis dan sifat yang sudah ada. Organisasi matrik, juga disebut organisasi manajemen proyek, dapat didefinisikan sebagai struktur organisasi dimana para spesialis dari bagian-bagian yang berbada disatukan untuk mengerjakan proyek khusus.


a. Kebaikan Organisasi Matrik

- Luwes

- Memberikan utama metode untuk memusatkan perhatian pada masalah-masalah utama yang spesifik atau persoalan-persoalan teknis yang unik.

- Memberikan alat inovasi tanpa mengganggu struktur organisasi yang ada.


b. Keburukan Organisasi Matrik

- Beberapa masalah dapat muncul karena pendekatan ini melanggar prinsip kesatuan perintah yang tradisional ( satu atasan untuk masing-masing individu ).

- Manajer proyek dapat menjumpai kesulitan dalam mengembangkan tim terpadu dari orang-orang yang berasal dari bagian-bagian yang berbeda.

- Konflik dapat muncul antara manajer proyek dengan manajer-manajer bagian lain.


PERILAKU KEORGANISASIAN

Salah satu sumber utama dari setiap perusahaan adalah orang atau manusia. Pemahaman tentang bagaimana dan mengapa mereka berperilaku seperti yang mereka lakukan sangat membantu mengatasi banayak masalah manajemen.


*KELOMPOK KERJA

Dalam semua organisasi yang melibatkan orang pasti terdapat kelompok-kelompok kerja. Akan tetapi, baru mulai tahun 1920 para manajer (di barat ) memberikan perhatian pada pentingnya kelompok-kelompok kerja itu di tempat pekerjaan. Jika orang bekerja akrab satu sama lain dan sama-sama mempunyai minat yang serupa, maka mereka ini sedang mengembangkan suatu perasaan sebagai anggota kelompok.


*Motivasi

Setiap orang pasti mempunyai motifasi sebagai alasan mengapa mereka berperilaku tertentu. Dengan kata lain motifasi merupakan mengapa mereka yang menyebabkan orang berperilaku seperti yang mereka lakkukan.


Jenjang Kebutuhan Karyawan

Kebutuhsn karyawan beserta jenjangnya dapat ditentukan atas dasat penemyan Abraham H. Maslow, kebutuhan-kebutuhan yanh belum tentu terpenuhi dapat memotifasi perilaku manusia, sedangkan kebutuhan yang sudah terpenuhi dapat memovasi perilaku manusia, sedangkan kebutuhan yang sudah terpenuhi tidak akan lama menjadi motifator meskipun dapat muncul kembali sebagai motivator.

Teori motivasi dari Maslow menekankan dua ide dasar :

1. Orang mempunyai banyak kebutuhan, tetapi hanya kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi saja dapat yang dapat mempengaruhi perilaku manusia.
2. Kebutuhan mannusia dikelokpokkan dalam sebuah hierarki kepentingan. Jika satu kebutuhan terpenuhi, kebutuhan lain yang tinggkatnya lebih tinggi akan muncul dan pemuasan.

Hierarki kebutuhan yang dikemukakan oleh Maslow dapat dilihat, kebutuhan pertama yang harus dipenuhi adalah kebutuhan fisiologis, seperti rasa lapar, haus, dan lelah.

Ide Moslow itu tidak menjelaskan semua manusia pada pekerjaan. Sumbangan terletak pada konsep hierarki yang dikemukakan. Ia merupakan orang pertama yang menyarankan bahwa jika suatu kebutuhan terpenuhi, kebutuhan yang berjenjang lebih tinggi akan muncul. Teori kebutuhan dari Moslow itu telah memberikan dampak pada pendekatan bisnis terhadap motivasi karyawan.


*Pekerjaan dan Sikap Jabatan

Perkembangan teknologi dewasa ini telah menyebabkan penggunaan mesin dan peralatan otomatis yang lebih besar. Akibatnya, karyawan di pabrik kadang-kadang mengeluh bahwa pekerjaan mereka membosankan. Mungkin mereka merasa tidak memperoleh kesempatan untuk menggunakan keterampilannya. Kecenderungan kearah yang lebih otomatis dibidang manufaktur dan pertanian lambat akan mendapatkan tantangan dari serikat buruh.


*Kepemimpinan

Dalam perusahaan, kepemimpinan itu berkaitan dengan pengarahan kepada kaarya untuk melakukan pekerjaan. Ini menjadi bagian penting dalam memahami perilakau kerja. Beberapa penelitian telah memperlihatkan bahwa tidak ada” satu cara terbaik” untuk memimpin karyawan, ini bergantung pada pemimpinnya, karyawan, dan situasi yang ada.