PENGETIAN MANAJEMEN

Arti dan Fungsi Manajemen

Definisi dikemukakan oleh para ahi seperti Favo, Terry, Taylor adalah berbeda-beda, tapi pada pokoknya semua mempunyai arti yang sama. Definisi tentang manajemen yang diberikan oleh Profesor Oei Liang Lee :

Manajamen adalah ilmu dan seni mererncanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinirnasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dari definisi tersebut dapat disimpulkan

1. Perencanaan

2. Pengorganisasian

3. Pengarahan

4. Pengkoordinasian

5. Pengawasan


Memperlihatkan bahwa mekanisme kerja dari fungsi-fungsi manajemen tersebut dimulai dengan adanya keinginan, kebutuhan serta informasi. Setiap kegiatan yang dilakukan leh seseorang atau sebbuah lembaga tetu mempunyai tujuan; dan untuk mencapai tujuan tersebut pelulah dibuat perencanaan terlebih dahulu.

a) Apa

b) Bagaimana

c) Mengapa dan

d) Kapan akan dilakukan

Setelah perencanan disusun, baru ditetapkan siapa yang akan melakukan, bagaimana pembagian kerjanya, bagaimana wewenang, tanggung jawab serta pertanggung-jawaban masing-masiing kegiatan. (pelaksanaan Organisasi) terdiri atas orang-orang yang mempunyai berbagai macam kegiatan jebutuhan seerta pola berfikir yang berbeda-beda.

Oleh karena itu perlulah diadakan pengarahan agar masing-masing bersedia menyumbangkan tebaganya semaksimal mungkin untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Jadi mencapai tujuan harus ada kegiatan, dalam mana kegiatan-kegiatan yang sama disatukan dai dalam suatu wadah yang disebut fungsi. Oleh karena itu fungsi-fungsi yang berbeda-beda ini perlu di koordinasikan sedemikian rupa, agar supaya tidak terdapat kontradiksi antara fungsi yang satu dengan lainnya untuk menuju kepada sasaran yang sama. Untuk mengilangkan atau menjaga agar penyimpanan yang terjadi tidak terlampau jauh dari rencananya, maka perlu diadakan pengawasan/pengendalian.

Jenjang Manajemen

Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen. Ketiga jengjang tersebut adalah : manajemen puncak atau menajemen eksekutif, manajemen madya atau manajemen administrasif, manajemen operasional atau manajemen supervisori.

a. Manajemen Puncak


jenjang tertinggi manajemen puncak, sering disebut manager senior atu eksekutif kunci, biasanya mempunyai berbagai pengalaman bertahun-tahun.

b. Manajemen Madya

jenjang berikutnya dalam piramida manajemen itu, disebut manajemen madya atau manajemen adminis tratif, meliputi pimpinan pabrik dan/ atau manajer divisi.

c. Manajemen Operasional

Manajemen operasional ini merupakan jenjang terendah dalam piramida. Tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang sibuat oleh para manajer madya.

LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

Gerakan Manajemen Ilmiah

Sejak permunculan bukunya tahun 1911, Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Buku ynag diterbitkannya berjudul The Principles Of Scientific Management. Dalam bukunya, Taylor mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah untuk melakukan pekerjaan dengan efisien. Prinsip-prinsip tersebut :

1. Semua pekerja dapat diobservasi dan dianaisis guna menentukan satu cara terbai untuk menyelesaikannya.

2. Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.

3. Kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan mengkaji pemegang jabatan dengan dasar insensitif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kejanya.

4. Menempatkan manajer dalam perancanaan, persiapan dan pemeriksaan pekerjaan.

SEKOLAH-SEKOLAH TETANG PEMIKIRAN MANAJEMEN

Sekolah Klasik ( Classical School)

Sekolah klasik berawal dengan adanya fomasi perusahaan-perusahaan besar. Sekolah klasik telah memberikan saran tentang fungsi-fungsi manajermrn primer, yaitu peencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian

Sekolah Perilaku (behavioral School)

Sekolah perilaku yang juga disebut leadership, human relations, atau behavioral sciences school f management, telah menjadi populer dalam tahun 1950.an. sekolah inimemusaykan perhatian pada aspek kemanusiaan dari manajemen dan menekankan kebutuhan bagi para manajer untuk memahami manusia.

Sekolah Ilinu Manajemen (Management Science School)

Tindakan seperti sekolah klasik, yang mengidentifikasikan tugas-tugas manajemen, sekolah ilmu menajemen ini melibatkan matematik dan statistik. Model-model metematis digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah operasional perencanaan dan pengendalian.

Analisis Sistem

Analisis sistem ini berkaitan dengan masalah- masalah yang melibatkan semua komponen secara bersama-sama. Dalam pemasaran, misal, mengambil keputusan tentang harga memerlukan pertimbangan menyangkut pengaruh pada kesan produk (product image), penjualan uni, jaringan distribusi, dan seterusnya.

Manajemen Hasil

Sejak pertama kali ditemukan oleh Peter Drucker di awal tahun 1950-an, manajemen hasil, atau manajemen bersadasarkan sasaran( Management by objectives/MBO) telah semakin populer. MBO adalah suatu program untuk meningkatakan motifasi dan pengendalian karyawan.

Adapun keburukannya dapat disebutkan disini:

· Untuk beberapa tugas, MBO sulit menentukan tujuan yang tepat.

· MBO hanya akan sukses juka semua pihak mau berpatisipasi.

· MBO seharusnya tidak dipandang sebai suatu penyelesaian untuk semua masalah manajemen.

· Tujuan-tujuan itu seharusnya layak dan mudah diukur.

PERENCANAAN

Perencanaan merupakan terpentng di antara semua fungsi-fungsi manajemen yang ada. Adapun sifat-sifat yang lain dari fungsi perencanaan adalah : sumbangan terhadap tujuan serta efisiensi dari rencana itu sendiri.

Bentuk-bentuk Perencanaan

a. Tujuan (Objective)

Tujuan merupakan suatu sasaran dimana kegiaan itu diarahkan, dan diusahakan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu.

b. Kebijakan (Policy)

Kebijakan adalah suatau pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan.

c. Strategi

Strategi merupakan tidakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat. Perlu diadakan penyesuaian ini disebabkan dari rencana yang telah dibuat.

d. Prosedur

prosedur merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang. Menitik beratkan pada suatu tindakan.

e. Aturan (Rule)

Aturan adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur.

f. Program

Program merupakan campuran antara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan sutau anggaran (budget); semuanya ini akan menciptkanan adanya tindakan.

Kegunaan Perencanaan

a. Mengurangi Ketidakpastian serta Perubahan pada Waktu Mendatang

Waktu yang akan datang bersifat tidak statis, akan tetapi selalu bersifat dinamis dan berubah-ubah; oleh karana itu diperlukan adanya perencaan.

b. Mengarahkan Perhatian pada Tujuan

Perencanaan dibuat untuk digunakan sebagai penentu arah didalam mencapai tjuan yang telah ditetapkan. Dengan demikian jelaslah bahwa perencanaan mempunyai fungsi untuk mengarahkan perhatian kepada tujuan tersebut.

c. Memperingan Biaya

Dengan adanya perencaan memungkinkan diadakan penghematan ongko-ongkos, sebab semua kegiatan dapat dilakukan secara efisien dan efektif.

d. Merupakan Sarana untuk Mengadakan Pengawasan

Hasil kerja yang telah dicapai oleh seseorang sulit untuk diukur keefektifannya tanpa adanya perencanaan.

Langkah-langkah Penyusunan Perencanaan

a.Menetapkan Tujuan

Lebih dulu dibuat tujuan secara umum, kemudikan baru dipecahk-pecah beberapa tujuan untuk masing-masing bagian. Tujuan menggambarkan tentang apa yang diharapkan dapat dicapai dan merupakan suatu titik tentang apa yang harus dikerjakan.

b. Menyusun Anggapan0anggapan(Premising)

langkah kedua yang harus dilakukan dalam menyusun perencanaan adalah menciptakan, mencari kesesuaian penggunaan dan menyebarkan anggapan perencanaan

c. Menentukan Bebagai Alternatif Tindakan

Banyak sekali cara yang dapa ditempuh untuk mencapai suatu tujuan. Tetapi semua cara yang ada belum tentu dapat digunakan; ada cara-cara yang tidak sesuai dengan kondisi perusahaan dan ada pula cara yang sudah sesuai.

d. Mengadakan Pernilaian terhadap Alternaif-Alternatif Tindakan yang Sudah Dipilih

Dalam langkah keempa ini dilakukan usaha-usaha untuk mencari alternatif mana yang kan memberikan hasil maksimal dengan pengeluaran tertentu. Jadi, disini berlaku prinsip ekonomi.

e. Mengambil Keputusan

pertimbangan-pertimbangan yang masuk terhadap berbagai alternatif, diambil keputusan tentang alternatif mana yang diharapkan dapat mencapai tujuan. Masalah penganbilan keputusan(decision making)

f. Menyusun Rencana Pendukung

Setelah langkah kelima dapat diselesaikan, boleh dikatakan langkah penyusun perencanaan sudah selesai. Namun demekian sering terjadi bahwa dengan dibuatnya suatu perencanaan membutuhkan pula dukungan dari perencanaan yang lain

Perencanaan Merupakan proses Pendekatan yang Rasional.

Dengan berbagai macam alngkah yang telah dilakukan untuk menyusun suatau perencanaan, dapatlah dikatakan bahwa perencanaan merupakan suatu proses pendekatan yang rasional untuk waktu yang akan datang.

Jangka Waktu Perencanaan

Perencanaan pembangunan duapuluh lima tahun Indonesia yang dikenal dengan nama Era Pembangunan, merupakan salah satu contoh perencanaan jangka panjang.

Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan

a. Suliitnya Mencari Anggapan Secara Teliti

Kesulitan mencari anggapan secara teliti merupakan salah satu faktor yang membatasi perencanaan. Maka untuk itu dapatlah dbuat suatu peramalan(forccasting) dengan mengikut-sertakan beberapa anggapan.

b. Perubahan yang Sangat Cepat

Suatu kehidupan yang bersifat dinamis dapat dikatakan baik. Akan tetapi perubahan yang terjadi terjadi cepat, maka dapat menimbulkan berbagai kesulitan dalam menyusun suatu perencanaan.

c. Kekakuan Psikhologis

kekakuan internal merupakan kekakuan yang tercipta dan berasal dari dalam organisasi/perusahaan;

· Kekakuan Psikologi

Kadang-kadng seseorang kalau sudah mempunyai sesuata pendapat sulit untuk diubah, demikian pula cara berfikirnya;

· Kekukuan Karena Adanya Prosedur dan Kebijakan

Sekali prosedur dan kenijakan ini dibuat dapat diterima oleh orang benyak, maka sulitlah untuk diubah.

· Kekakuan Sumber Daya dan Dana

Sekali modal ditanamkan pada hakekatnya tetap, kemampuasn untuk menyesuasikan diri dengan perubahan di waktu mendatang menjadi sangat terbatas.

d. Kekakuan Eksternal

Kekakuan eksternal ini sangat sulit untuk dikendalikan dan diawasi, masal-masalah sosial-politik, teknologi, kebudayaan, geografi, perekonomianan dan sebagainya.

e. Waktu dan Biaya

Waktu yang harus dikeluarkan untuk menyusun suatau peramalan, menilai berbagai alternarif atau asperk-aspek lain dari perencanaan dapat dikatakan tidak terbatas.

Pengambilan Keputusan

a. Syarat Pengambilan Keputusan

Untuk mengambiil keputusan yang baik dan tepat tidaklah mudah, harus mempertimbangkan berbagai faktor yang ada terutama tidak terhadap pengmbilan keputusan tersebut.

b. Alat Pengambilan Keputusan

Untuk mengambil keputusan yang rasional perlu dugunakan alat-alat seperti; 1. Opersation research,2.teori probabilitas,3.Linier progamming.

PENGORGANISASIAN

Pengertian

Setiap organisasi memiliki tiga komponen poko, yaitu; personalia, fungsi dan faktor-faktor fisik, yang kesemuanya ini merupakan sarana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

PENGARAHAN

Prinsip-prinsip Pengarahan

Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta untuk mencapai tujuan.

PENGKOORDINASIAN

Prinsip-prinsip Koordinasian

Koordinasian antara bagian dan antara individu di dalam organisasi akan dapat tercapai bilamana diikuti dengan tiga prinsi berikut

a) Prinsip Kontak Langsung

b) Prinsip Penekanan pada Pentingnya Koordinasi

c) Hubungan Tinbal Balik di antara Faktor-faktor yang Ada.

PENGAWASAN

Pengertian

Pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen. Cara yang dilakukan dlam pengawasan yaitu membandingkan segala sesuata yang telah dijalankan dengan standart atau rencananya, serta melakukan perbaikan-perbaikan bilamana terjadi penyimapangan.